Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Grupo de investigación EM12 «Innovación Biomédica en Cirugía Osteoarticular» del Instituto de Investigación e Innovación Biomédica de Cádiz (INIBICA)
• Dirección: [por completar]
• Contacto para ejercer tus derechos: [por completar]
• Delegado de protección de datos: [por completar]

En estudios promovidos o coordinados por otra entidad, la ficha del estudio indicará quién es el responsable o corresponsable de los datos de ese estudio.

2. A quién se refiere esta política

• Usuarios de la plataforma: profesionales sanitarios y estudiantes de ciencias de la salud en prácticas que se registran para participar o gestionar estudios.
• Personas que contestan cuestionarios, encuestas u otros formularios de recogida de datos abiertos a través de la plataforma.
• Personas incluidas en los estudios (por ejemplo, pacientes cuyo material se utiliza): ver la sección 5. Cotyla está diseñada para trabajar con datos anonimizados.

3. Qué datos tratamos

• Datos de la cuenta: nombre, apellidos, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada de forma irreversible), idioma y, si accedes con Google, el identificador de tu cuenta de Google.
• Perfil profesional: centro de trabajo, país, provincia y ciudad, categoría, formación, experiencia y actividad profesional relacionada con las áreas de los estudios, sociedades, docencia, ORCID y el nombre y la afiliación con los que quieres figurar en publicaciones. Los datos concretos que se piden pueden ampliarse si un estudio los necesita, y se te informará.
• Si eres estudiante: el hospital y la ciudad donde realizas las prácticas, tu universidad y curso (opcionales) y el nombre de tu tutor/a (y su correo, si lo indicas). Facilitas datos de tu tutor/a, por lo que debes informarle de ello; los usamos solo para saber quién te supervisa y, si hace falta, ponernos en contacto con esa persona sobre tu participación.
• Aportaciones a los estudios: respuestas, valoraciones, clasificaciones, datos o ficheros que introduzcas según el protocolo de cada estudio, junto con las fechas y el tiempo dedicado.
• Respuestas a cuestionarios y encuestas, incluido el centro y los datos de contacto cuando se soliciten. En cada cuestionario se te indicará si es anónimo o no; cuando no lo es, es porque el estudio necesita saber el centro o contactar contigo para estratificar o depurar los resultados.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP y fecha de las operaciones sensibles (inicios de sesión fallidos, altas, validaciones, exportaciones), necesarios para proteger la plataforma.

4. Para qué los usamos y con qué base legal

• Gestionar tu cuenta, verificar tu correo y validar tu acceso como profesional o estudiante: ejecución de tus solicitudes y medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo en que solo accedan personas verificadas (art. 6.1.f).
• Realizar los estudios en los que participas y analizar los resultados, de forma agregada y seudonimizada: tu consentimiento (art. 6.1.a) y el tratamiento con fines de investigación científica (art. 89 RGPD y disposición adicional decimoséptima de la LOPDGDD). En los análisis apareces con un código y con las características de tu perfil que sean necesarias para describir la muestra.
• Si un estudio tratara categorías especiales de datos (por ejemplo, datos de salud), lo hará solo con el fundamento del art. 9.2 RGPD que corresponda (consentimiento explícito o fines de investigación científica con las garantías del art. 89 y de la disposición adicional decimoséptima de la LOPDGDD) y quedará descrito en la ficha del estudio.
• Reconocer tu participación en las publicaciones (lista de colaboradores): tu consentimiento expreso (art. 6.1.a), que puedes retirar antes de la publicación.
• Enviarte avisos sobre tu cuenta y los estudios en los que participas (verificación, validación, apertura de etapas, recordatorios): interés legítimo y ejecución de tu solicitud (art. 6.1.f y 6.1.b).
• Invitarte a futuros estudios del grupo: solo si lo marcas expresamente (consentimiento, art. 6.1.a).
• Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir fraudes o accesos indebidos: interés legítimo (art. 6.1.f).

5. Material clínico y datos de las personas incluidas en los estudios

Por defecto, Cotyla trabaja con material y datos anonimizados: antes de subirlos, los responsables del estudio eliminan cualquier dato que permita identificar a una persona, y la plataforma descarta etiquetas, metadatos y cabeceras de los ficheros que pudieran hacerlo. Los casos se identifican con códigos, nunca con nombres, números de historia o fechas del paciente.

Si un estudio necesitara datos seudonimizados o de salud, solo podrá recogerse si su protocolo lo contempla, cuenta con la aprobación del comité de ética de la investigación que corresponda, dispone de la base legal adecuada y, en su caso, de la información y el consentimiento (o la exención justificada) de las personas afectadas, y se describirá en la ficha del estudio. Los estudios que no cumplan estas condiciones no se activan.

Como participante te comprometes a no intentar reidentificar a ninguna persona y a no descargar, copiar ni difundir el material. Los estudios sometidos a un comité de ética lo indican en su ficha (por ejemplo, Comité de Ética de la Investigación con medicamentos (CEIm) de Cádiz).

6. Estudios de distinta naturaleza

Cotyla puede albergar estudios observacionales, experimentales, epidemiológicos, encuestas, registros, estudios de concordancia u otros. Cada estudio tiene su protocolo y una ficha informativa que concreta: quién es su responsable o promotor, su finalidad, los datos que se recogen, la base legal, el comité de ética que lo evalúa, los plazos de conservación y los destinatarios. En lo específico, esa ficha complementa esta política y prevalece sobre ella.

Los estudios sometidos a una regulación propia (por ejemplo, ensayos clínicos u otros estudios con medicamentos o productos sanitarios) deben cumplir su normativa específica y disponer de las autorizaciones que exija; Cotyla no las sustituye.

7. Destinatarios y encargados del tratamiento

No vendemos tus datos ni los cedemos a empresas con fines comerciales o de marketing. Solo acceden a ellos:

• Los administradores de la plataforma y las personas con permisos de gestión de cada estudio, en la medida necesaria para sus funciones.
• Los proveedores que prestan servicios técnicos como encargados del tratamiento: alojamiento del servidor en la Unión Europea, servicio de envío de correo electrónico (IONOS) y, si eliges entrar con Google, Google, que te identifica y nos comunica tu nombre y correo.
• Los lectores de las publicaciones, únicamente respecto de tu nombre, afiliación y, si lo indicas, ORCID, y solo si has consentido figurar como colaborador.
• La sociedad científica, los comités de ética, las revistas y los medios científicos a los que se comuniquen resultados, en forma agregada y anonimizada que no permita identificarte, salvo lo que una norma exija.
• Las autoridades, cuando una norma o una resolución judicial nos obligue a ello.

Si se emplean herramientas de inteligencia artificial para ayudar a redactar borradores, solo se les enviarán resultados agregados: nunca datos personales de participantes ni material clínico.

Si usas el acceso con Google, tu identificación puede implicar una transferencia a Estados Unidos amparada por las garantías que ofrece Google (decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo).

8. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Cuenta y perfil: mientras mantengas tu cuenta. Si la cierras o te la damos de baja, se suprimen en un plazo máximo de 30 días, salvo los datos que deban conservarse como parte de un estudio.
• Datos de los estudios (aportaciones, tiempos, copia de tu perfil al incorporarte, respuestas a cuestionarios): durante la ejecución del estudio y, de forma seudonimizada, hasta cinco años después de su publicación para permitir verificar los resultados, como recomiendan las buenas prácticas de investigación. Después se anonimizan o se eliminan. Si la normativa aplicable a un tipo de estudio exige un plazo mayor, se aplicará ese plazo y se indicará en su ficha.
• Registros de seguridad (IP y acciones sensibles): 12 meses.
• Enlaces de verificación y de recuperación de contraseña: se borran al usarse y caducan a las 24 horas y a la hora, respectivamente.
• Solicitudes de acceso rechazadas: se suprimen a los 6 meses.

9. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento en cualquier momento (sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo), escribiendo a [por completar]. Responderemos en el plazo máximo de un mes. Parte de tus datos puedes rectificarlos tú mismo desde «Mi perfil».

Ten en cuenta que, una vez publicado un artículo, no es posible retirar tu nombre de la lista de colaboradores de esa publicación concreta, y que los datos ya anonimizados dejan de estar sujetos a estos derechos. En los estudios, la retirada del consentimiento no obliga a eliminar los datos ya analizados cuando la normativa de investigación permita conservarlos.

Si consideras que el tratamiento no es conforme a la normativa, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

10. Medidas de seguridad

• Comunicaciones cifradas (HTTPS) y contraseñas almacenadas con un algoritmo de cifrado irreversible.
• Acceso restringido por roles y por estudio: cada persona solo ve lo que su permiso en cada estudio permite y, cuando el diseño lo requiere, nunca las respuestas de otros participantes.
• Bloqueo ante intentos repetidos de acceso, verificación de correo y validación manual de las cuentas.
• Registro de las operaciones sensibles.
• Servidor ubicado en la Unión Europea.

Cuando un estudio lo requiera por el tipo de datos que trata, se realizará previamente una evaluación de impacto en protección de datos.

11. Cookies

Cotyla usa únicamente cookies técnicas, estrictamente necesarias, que no requieren consentimiento: la que mantiene tu sesión iniciada y la que recuerda tu idioma. No usamos cookies de analítica, publicidad ni seguimiento de terceros.

12. Menores y cambios en esta política

La plataforma está dirigida exclusivamente a profesionales sanitarios y estudiantes mayores de edad.

Si modificamos esta política de forma relevante, te lo comunicaremos por correo electrónico o en la propia plataforma antes de que el cambio se aplique. Si la gestión de Cotyla pasara a otra entidad, te lo comunicaremos y se mantendrán estas garantías: tus datos no se usarán para fines distintos de los descritos.

El uso de la plataforma se rige además por los Términos y condiciones, disponibles en /terminos.